Service ved første opkald

Telefonbetjeningen er en gylden mulighed for at give god service og skabe værdi for organisationer og virksomheder. Den mulighed greb forsvarets største fagforening ved at vælge et pc-omstillingsbord, der kan meget mere end blot at stille telefonerne om. Hvad er sekretærernes erfaringer?

“Det kan slet ikke sammenlignes med den gang vi bare havde den traditionelle omstilling og stillede telefonerne videre,” fastslår Kate Kvindebjerg, der sidder i medlemsregistreringen hos Centralforeningen for Stampersonel, som er den største fagforening for forsvaret herhjemme. “Nu har vi det fulde overblik lige dér på skærmen og kan give alle klar besked, så ingen ringer forgæves.”

Kate og hendes tre sekretærkolleger arbejder i det nye hovedkontor på Islands Brygge i København. De er begejstrede for det pc-omstillingsbord, de har brugt det sidste halvandet år.

Vi har fuldt overblik på skærmen og kan give klar besked til alle

 

“Hvis jeg skal sige det kort, så ligger den helt store fordel i, at telefonsystemet nu er forbundet med alle systemer i organisationen. Vi skal ikke længere klikke rundt for at finde oplysninger og telefonnumre, men har det lige ved hånden. Og så har vi vores kollegers kalendere på skærmen, så vi kan give et brugbart svar, hvis nogen for eksempel sidder i møde,” oplyser Kate Kvindebjerg.

Både fastnet, mobiler og beskeder

Sekretærerne i Centralforeningen for Stampersonel har også fået lettere ved at sende og modtage beskeder, for det hele foregår i det samme system. Og så er både fastnet- og mobiltelefoner koblet på, hvad der var en af de vigtige grunde til at vælge netop denne løsning.

“Vores kolleger i foreningen er meget mobile, for de kører landevejene tynde, når de er ude at holde møder og rådgive medlemmer. Mange tjenestesteder ligger i Jylland, og derfor er mobilen den vigtigste kommunikationskanal. Tidligere gav vi bare deres mobilnumre videre, og så måtte folk selv ringe op, men nu stiller vi om, som om de sad lige nede ad gangen,” siger Kate Kvindebjerg.

Mobilnumre, åbne kalendere og den tætte integration var som nævnt væsentlige faktorer for foreningens valg, og Kate taler på vegne af alle sekretærerne, når hun opsummerer: “Vi sparer meget tid hver dag, og så er vi mere fleksible. Ingen ringer forgæves, og det hele foregår smidigt og professionelt.”

At skabe værdi gennem telefonen

“Idéen bag pc-omstillingsbordet er at sætte virksomheder og organisationer i stand til at skabe værdi gennem telefonbetjening,” forklarer Torben Schmock, sales manager i BluePosition, som har været en del af TDC Group siden 2012. “Vi har udviklet pc-omstillingsbordet, så det integrerer alle typer telefoner og alle medarbejderes aftaler. Man har de nødvendige informationer som status og kalender på skærmen og kan give en professionel telefonservice.”

Det integrerede pc-omstillingsbord er én af grundene til, at den gamle type telefonanlæg med store styrekasser og et væld af kabler er ved at være historie. For nu er telefonsystemet rykket ud i skyen, hvor andre tager sig af service, opdateringer og fejlretning.

“De gamle telefonanlæg er ofte en øm tå i virksomheden, for de kræver både vedligeholdelse, service og tilsyn af teknikere for at fungere. Når man rykker telefonsystemet ud i skyen får man ikke alene større funktionalitet og integration med it-netværket, men også færre bekymringer omkring drift og opdatering. De nye systemer tager også hensyn til, at den gammelkendte receptionist mange steder er forsvundet. Ofte er man flere om at tage telefonerne, og det er ikke noget problem med pc-omstillingsbordet,” slutter Torben Schmock fra BluePosition.

 Læs fakta om pc-omstillingsbord

Se flere artikler
Der er ikke flere artikler. Se alle aktuelle temaer

Skriv en kommentar

Skriv dit navn og e-mail (e-mail vises ikke) eller log ind via en af dine sociale profiler. Vi bruger kun navn og billede til visning af din kommentar.