Implementering af ny teknologi:
– brug superbrugerne som ledestjerne for vanedyrene

Mange virksomheder får ikke den fulde værdi af de teknologiløsninger, de investerer i. Det er der en naturlig og meget menneskelig forklaring på, siger ekspert fra TDC Erhverv. Han peger på, at det først og fremmest er et vedholdende ledelsesansvar, der skal sikre anvendelsen og udbredelsen af ny it og teknologi i en organisation.

Kan du genkende det her?

I har for nylig investeret i en ny it-løsning, og selve indkøbsprocessen var præget af stor entusiasme og optimisme. Forventningen var, at I kunne løfte organisationen til helt nye højder med de nye it-redskaber.

Seks måneder senere kan I konstatere, løsningen på ingen måde bliver anvendt, sådan som I havde håbet. Brugerne har ikke taget de nye værktøjer til sig, men sidder fast i de samme, gamle rutiner.

Rutiner vs. innovation

Ovenstående er desværre et almindeligt billede på de vanskeligheder, der kan være forbundet med at implementere ny teknologi.

For det er ikke nemt at få brugere, der er vant til at gøre tingene på deres egen måde, til at gøre tingene på en helt ny måde – og så endda ved hjælp af nye værktøjer.

Aktivér superbrugerne

Det tager tid, og det kræver et stort og fokuseret ledelsesansvar. Sådan lyder det fra Torben Schmock, som er Sales Manager i TDC Erhverv.

“Der er flere ting, man kan gøre, når man i teknologisammenhæng skal gå fra indkøbsfase til implementeringsfase. For det første kan man investere i et egentligt uddannelsesforløb til brugerne. Særligt til de medarbejdere, som har brug for struktureret vejledning i, hvordan de anvender de nye it-værktøjer korrekt.”

“Hvis der ikke er budget til den form for uddannelsesforløb, anbefaler jeg altid, at ledelsen udpeger organisationens superbrugere. For hvis superbrugerne er med fra starten af en implementeringsfase, bliver de hurtigt ledelsens ambassadører,” siger Torben Schmock.

Mennesker er vanedyr

Vi mennesker er vanedyr. Af natur elsker de fleste af os de arbejdsprocesser, vi er trygge ved. Det kræver langt mere af os, hvis vi pludselig bliver præsenteret for nye krav til arbejdsprocesser og arbejdsværktøjer. Det gælder også, når en organisation implementerer en ny kommunikationsplatform i form af en Unified Communication-løsning (UC) med tilhørende samarbejdsværktøjer.

“UC handler i høj grad om at arbejde smartere og mere effektivt. Derfor bør en organisations motivationsfaktor over for den enkelte medarbejder heller ikke være, at de hjælper virksomheden til at blive mere produktiv. Det er ledelsens årsag til at investere i UC, ikke medarbejdernes,” siger Torben Schmock.

“Medarbejderen skal have fortalt, at de ved hjælp af nye samarbejdsværktøjer i deres UC-løsning kan hjælpe sig selv med at få en mere tilfredsstillende hverdag.”

Win-win-win-situation

For at illustrere pointen kommer Torben Schmock med et eksempel fra dengang, han for mange år siden selv arbejdede i supportfunktionen i TDC.

“Det skete ofte, at jeg modtog et opkald fra en kunde, som spurgte mig om et eller andet teknisk problem, jeg ikke selve kunne svare på. Mens kunden fortalte over telefonen, kunne jeg samtidig chatte med en TDC-tekniker i mit bagland. Det betød, at jeg ret hurtigt i samtalen kunne give kunden et svar på deres problem.”

Kunden fik en oplevelse af kompetent og hurtig service. Jeg fik en god oplevelse, fordi jeg kunne løse min arbejdsopgave effektivt.

“Kunden fik en oplevelse af kompetent og hurtig service. Jeg fik en god oplevelse, fordi jeg kunne løse min arbejdsopgave effektivt. Og teknikeren i mit bagland blev kontaktet på en meget lidt forstyrrende måde. Det er et godt eksempel på, hvordan et enkelt UC-værktøj – chat – kan skabe stor værdi i en organisation.”

Tag egen medicin

Torben Schmock forklarer, at det altid hjælper med udbredelsen af ny teknologi, når ledelsen selv går forrest og anvender værktøjerne.

“Ledelsen skal selvfølgelig opfordre brugerne til at tage den nye teknologi til sig. Men det bør også ligge i den enkelte leders rolle, at medarbejderne kan skæve til dem personligt, når de vil lære at bruge eksempelvis det nye telefonisystem eller videokonferencesystem,” siger han.

Ensretning på tværs

Som en del af den nye samarbejdskultur er det også en ledelsesopgave at forklare medarbejderne, at der med implementeringen af en UC-løsning er kommet et business-alternativ til mange af applikationerne på privatmarkedet – eksempelvis Skype, Messenger og Facebook.

Sikkerhedsniveauet i den samlede it-platform bliver løftet betragteligt

Det betyder dels, at sikkerhedsniveauet i den samlede it-platform bliver løftet betragteligt, hvilket er godt nyt for de sikkerhedsansvarlige i it-afdelingen. Og det betyder dels, at brugerne ved at anvende værktøjerne i UC-løsningen får en langt mere ensartet brugeroplevelse på tværs af alle de applikationer, de arbejder med.

“Denne ensartethed i brugeroplevelsen er i sig selv en af de vigtigste produktivitetsfremmere i Unified Communication,” slutter Torben Schmock.

Se UC-løsningen, TDC Erhverv One, til små og mellemstore virksomheder 

www.tdc.dk/one

 

Se flere artikler
Der er ikke flere artikler. Se alle aktuelle temaer

Skriv en kommentar

Skriv dit navn og e-mail (e-mail vises ikke) eller log ind via en af dine sociale profiler. Vi bruger kun navn og billede til visning af din kommentar.