Vi kan snart lægge e-mailen i graven

Ifølge tal fra det amerikanske analyseinstitut, Harris, er e-mailen den helt store tidsrøver i en virksomhed. Det anslås, at ledere i dag bruger fra fem og helt op til 20 timer om ugen blot på at læse og besvare e-mails. Den typiske ansatte modtager 200 e-mails om dagen, hvoraf 18 % er spam. Som reaktion er der opstået en form for modtrend, hvor arbejdspladser sætter restriktioner for interne e-mails – eller helt dropper e-mailen.

Blandt de mere opsigtsvækkende eksempler er den franske koncern, Atos, der har forbudt sine 50.000 ansatte at sende interne mails. Den tyske bilkoncern Volkswagen har valgt en blødere løsning ved at lukke for mailsystemet efter kl. 17. Men rationalet er det samme: E-mailen koster opmærksomhed og tid – derfor også penge.

Hjernen kan ikke lide at skifte spor

Her i Danmark lukkede Exformatics, der udvikler digitale kommunikationsværktøjer, i januar 2012 på forsøgsbasis medarbejdernes e-mail ned.

Direktør Morten Marquard fortæller: “Isoleret set er e-mail et udmærket kommunikationsværktøj til udveksling af informationer. Det er måden, vi bruger det på, der er forkert; mængden af ligegyldige informationer, de lange, knudrede CC-mails og antallet af mails, vi sender. I november 2011 evaluerede vi vores interne arbejdsgange og konkluderede, at e-mailen var en af vores helt store tidsrøvere.”

”Forklaringen finder vi i begrebet “context switch”. Når du i din indbakke hele tiden skifter mellem forskellige mails, kan du ikke se, hvilken sammenhæng debatten foregår i. Derfor skal du lave et mentalt context switch – din hjerne skal skifte vejbane – og så skifter du mentalt fokus. Herefter skal din hjerne finde tilbage til den tidligere tankebane. Og det nedsætter din produktivitet betragteligt”, fortsætter Morten Marquard.

Hvad er alternativet?

Exformatic tog sin egen medicin og udviklede et alternativt system til e-mailen – en såkaldt Intern Aktivitetsstrøm, der til forveksling minder om de statusopdateringer, vi alle kender fra Facebook og Linkedin. Forskellen ligger ved, at indlæg er skrevet i en relevant kontekst – og vedrører en sag eller et projekt. Samtidig kan alle, der er tilknyttet et projekt, se og læse indlæggene, modsat e-mails der ligger i en indbakke og kun ses af modtageren.

Ifølge Morten Marquard er den største fordel ved deres alternative system til e-mailen at: “Al kommunikation knytter sig til et konkret projekt. Alle projekter har en tilknyttet debat. Og den bliver mere konkret og langt mere relevant.”

Mindre stress, højere effektivitet

Efter prøveperioden evaluerede Morten Marquard arbejdstrivslen hos Exformatic, og resultatet var mindre stress blandt medarbejderne og højere effektivitet i arbejdet.

Link: Læs her om, hvordan e-mail kan medføre stress

“Der var en markant forbedring. En tocifret procentstigning i effektivitet var mere, end vi nogensinde havde drømt om. Det støtter op om nylige studier, foretaget af McKinsey, der efter lignende forsøg viser en forbedring i effektivitet på 28 %.”

Drop e-mailen og genvind kontrollen

De gode resultater får Morten Marquard til at anbefale andre at gå i deres fodspor: “Det handler om at droppe e-mailen og om at tage kontrollen tilbage. Som det er nu, er det vores teknologi, der styrer os. Vi skal styre den. Og det er i virkeligheden ret simpelt at droppe e-mailen, men som med alle vaner tager det tid at bryde den. Her er et belønningssystem af de medarbejdere, der kan holde fingrene fra send-knappen en god idé. Da vi gik i gang med vores e-mail-fri måned, udskrev vi en konkurrence. Og medarbejderne gik op i det med liv og sjæl.”

Læs også: Kære direktør, du er slet ikke så omstillingsparat, som du tror

Og konkurrencen viste sig at være en god ide i introperioden, selvom projektet selvfølgelig løbende skal følges op: ” Vi er alle vanedyr, og nogle af mine medarbejdere er nu så småt begyndt at falde tilbage til de gamle mønstre. Her gælder det som leder om at gå forrest med et godt eksempel og om at motivere medarbejderne til at holde fast. For med tocifrede procenttal i stigning af effektiviteten, giver det sig selv, at det ikke bare giver medarbejderne bedre trivsel, men også vil kunne ses på bundlinjen.”

Gem både dialog og arbejde i “skyen”

Det kan være svært at slippe et så velkendt arbejdsredskab som e-mailen, men det handler mest om tilvænning og nye vaner – teknologien er på vej.

Medarbejdernes dialog omkring et projekt kan eksempelvis gemmes i “skyen”. Og med den rigtige løsning kan en virksomhed faktisk samle al dialog, projekter og tilhørende dokumenter i skyen, så alt altid er tilgængelige for alle tilknyttede medarbejdere. På den måde går ingen information tabt, hvis en medarbejder forlader sin stilling eller en ny bliver ansat – al relevant dokumentation om medarbejderens projekter er gemt ét sted og til at komme til.

Læs også: Det kan betale sig at involvere medarbejderne

Når både e-mail og dokumentdeling foregår i et relevant kommunikationsflow, medfører det bedre medarbejdertilfredshed, øger effektiviteten og giver i sidste ende et positivt udslag på bundlinjen.

Kontakt

Direktør Morten Marquard
Exformatics

Tlf. 27 20 11 00
exformatics.dk

Se flere artikler
Der er ikke flere artikler. Se alle aktuelle temaer

Skriv en kommentar

Skriv dit navn og e-mail (e-mail vises ikke) eller log ind via en af dine sociale profiler. Vi bruger kun navn og billede til visning af din kommentar.

Bjarke Bekhøj
29. marts 2014 kl. 10:54

Super artikel

Brugte Exformatics et hjemmebygget system eller tog de et software produkt og tilpassede?

Mvh
Bjarke Bekhøj
CEO, Compell.dk

Michael Trabjerg
27. marts 2014 kl. 20:26

Synes idéen er god. Men hvordan gør virksomheder, der bla. har behov for at kommunikere med kunder via e-mail? Fokus her er måske at minimere det interne bras og kun fokusere på kunderne. Men vil det overhoved gi’ noget?

Morten Marquard
9. februar 2014 kl. 18:27

Hvis videnmedarbejdere bruger op mod 28% af deres tid hver uge på at læse og besvare emails så er der tydeligvis et stort produktivitetspotentiale. Læs mere http://www.exformatics.com/News/mckinsey.aspx

McKinsey peger samlet på et 10-cifret potentiale i procent for produktivitetsforberinger bl.a. ved at droppe mails og bruge andre løsninger. Det virker uansvarligt at ignorere sådant et potentiale.

Vores erfaringer er at medarbejderne foretrækker #NoEmail. Spørgsmålet er om ledelsen tør!

Jacob Kingo Jensen
7. februar 2014 kl. 9:28

“Du må ikke sende mails”, den bliver svær at sælge til medarbejdernes “business as usual” arbejdsgang.
Når det så er sagt, synes jeg bestemt disse analyser er værd, at tage med i sine fremtidige overvejelser. Tænker også samtidig, at et veletableret intranet og projektforum langt hen af vejen kan øge produktiviteten og strukturerer den interne kommunikation bedre.

Ulrik
7. februar 2014 kl. 8:00

Som artiklen også starter med er e-mail et glimrende værktøj. Problemet er vi misbruger det. Er muligvis en billigere løsning at lære medarbejderne et par tricks til en daglig tom indbakke + etablering af regler for anvendelse af e-mailen som vidensdeling. Alt det som de nye online samarbejdsværktøjer kan, er også muligt at etablere i f.eks Outlook. Så hvorfor ikke kigge på hvordan eksisterende systemer kan anvendes på den smarte måde fremfor at investere i nye systemer. Over tid skal medarbejdernes adfærd jo alligevel fastholdes, da teknologien (selvom den er smart) jo ikke løser problemet så længe der stadig sidder mennesker af kød og blod bag tasterne.